Το δέκαθλο των λαθών στα Προγράμματα Διαδοχής Στελεχών

Το Πρόγραμμα Διαδοχής Στελεχών (ΠΔΣ) είναι μια διαδικασία που στοχεύει στην ανάπτυξη και προετοιμασία στελεχών, τα οποία να είναι έτοιμα να διαδεχθούν συναδέλφους τους που για οποιονδήποτε λόγο θα χρειαστεί να αντικατασταθούν. Πιθανοί λόγοι είναι η συνταξιοδότηση, η πρόωρη αφυπηρέτηση, η υποβολή παραίτησης, η απόλυση, η παρατεταμένη ασθένεια, ο θάνατος κ.λπ.
Εισαγωγή
Τα τελευταία χρόνια, για ευνόητους λόγους, τα ΠΔΣ έπαυσαν να είναι πολυτέλεια και έχουν γίνει αναγκαιότητα. Η αναγκαιότητα αυτή ισχύει τόσο για εταιρείες-κολοσσούς όσο και για τις πιο μικρές οικογενειακές επιχειρήσεις, προκειμένου να συνεχίσουν απρόσκοπτα τη λειτουργία τους. Παρ' όλα αυτά, πολλοί οργανισμοί διστάζουν να ασχοληθούν με το θέμα και δεν εντοπίζουν πιθανούς αντικαταστάτες οι οποίοι θα προετοιμαστούν κατάλληλα για να αξιοποιηθούν όταν θα χρειαστεί.
Η διαδικασία είναι πολύπλοκη και πολυεπίπεδη, για αυτό και συχνά γίνονται σοβαρά λάθη. Τα σοβαρότερα είναι τα εξής:
• Μια εφάπαξ πράξη
Ένα από τα πιο συχνά λάθη που παρουσιάζονται στα ΠΔΣ είναι η επικράτηση της εντύπωσης ότι ο σχεδιασμός τους είναι μια εφάπαξ πράξη, ενώ στην πραγματικότητα τα προγράμματα πρέπει να αποτελούν μια δυναμική και συνεχή διαδικασία η οποία να προσαρμόζεται διαρκώς με τους στόχους του οργανισμού, τις συνθήκες της αγοράς και τα διαθέσιμα ταλέντα.
Τόσο οι οργανισμοί όσο και οι άνθρωποί τους χρειάζονται συνεχώς ανανέωση. Δεν αποκλείεται ένα πρόγραμμα που σχεδιάστηκε πριν πέντε χρόνια σήμερα να είναι πεπαλαιωμένο. Για αυτό και τα ΠΔΣ πρέπει να επικαιροποιούνται κάθε χρόνο, με βάση ανατροφοδότηση που θα λαμβάνεται από την ηγεσία του οργανισμού, την Υπηρεσία Ανθρώπινου Δυναμικού και τους τμηματάρχες, με στόχο την ευθυγράμμιση του προγράμματος με τις τρέχουσες και μελλοντικές συνθήκες.
• Το πρόγραμμα περιλαμβάνει μόνο ανώτερα στελέχη
Πολλοί οργανισμοί προγραμματίζουν τη διαδοχή μόνο των ανώτερων στελεχών, αγνοώντας σημαντικά στελέχη της μεσαίας Διεύθυνσης, ακόμη και απλούς υπαλλήλους, των οποίων ο ρόλος είναι καθοριστικός στην ομαλή και απρόσκοπτη λειτουργία του οργανισμού. Για αυτό και κατά την ετοιμασία ενός ΠΔΣ πρέπει να γίνεται εις βάθος έρευνα για να εντοπίζονται οι θέσεις-κλειδιά, οι οποίες πρέπει να πληρούνται αμέσως σε περίπτωση που ο σημερινός τους κάτοχος δεν θα μπορεί να ανταποκρίνεται αποτελεσματικά στα καθήκοντά του.
• Εξωτερικές προσλήψεις
Ο καλύτερος τρόπος για την πλήρωση μιας κενής θέσης είναι αυτή να πληρωθεί από ένα υφιστάμενο στέλεχος. Είναι λάθος οι οργανισμοί να προσλαμβάνουν εξωτερικούς υποψηφίους, πιστεύοντας ότι αυτοί θα φέρουν νέες προοπτικές στον οργανισμό. Αντίθετα, αξιοποιώντας υφιστάμενα στελέχη, αυτά μπορούν αμέσως να προσαρμοστούν στα νέα τους καθήκοντα αφού γνωρίζουν καλά την εταιρική κουλτούρα, τα συστήματα του οργανισμού και τις προκλήσεις. Όσον αφορά τον τρόπο επιλογής των υφιστάμενων στελεχών που θα συμμετάσχουν στο ΠΔΣ, αυτός μπορεί να περιλαμβάνει μελέτη των ετήσιων αξιολογήσεων και τη διεξαγωγή αξιολογήσεων 360 μοιρών. Σχετικά με την προετοιμασία τους, μπορούν να χρησιμοποιηθούν εκπαιδευτικά προγράμματα ανάπτυξης ηγετικών προσόντων, πρακτική εξάσκηση κ.λπ.
• Προσωπικά χαρακτηριστικά
Στο ΠΔΣ δεν πρέπει να συμμετέχουν μόνο στελέχη με άριστη τεχνική κατάρτιση. Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τόσο τα προσωπικά τους χαρακτηριστικά (soft skills) όσο και το κατά πόσο ακολουθούν πιστά τις αρχές και αξίες του οργανισμού. Όσον αφορά τα προσωπικά χαρακτηριστικά, αυτά περιλαμβάνουν την ενσυναίσθηση, τη συναισθηματική νοημοσύνη, την προσαρμοστικότητα, την ανθεκτικότητα, τη συνεργασία, τις επικοινωνιακές ικανότητες, την ενεργό ακρόαση κ.ά.
• Ελλιπής ενημέρωση
Αν δεν υπάρξει πλήρης διαφάνεια για το ΠΔΣ, αυτό θα προκαλέσει αβεβαιότητα και ανασφάλεια στο προσωπικό. Οι υπάλληλοι θέλουν να γνωρίζουν τις προθέσεις της Διεύθυνσης σχετικά με τη διαδοχή στελεχών. Σε αντίθετη περίπτωση θα αρχίσουν οι εικασίες και η παραπληροφόρηση.
• Έλεγχος
Ένα πρόγραμμα που φαίνεται τέλειο στα χαρτιά μπορεί, στην πράξη, να αποδειχτεί μη εφαρμόσιμο. Αν αυτό δεν δοκιμαστεί στην πράξη, όταν θα τεθεί σε εφαρμογή, μπορεί να παρουσιάσει ελλείψεις και ατέλειες. Ο δοκιμαστικός έλεγχος του προγράμματος είναι απαραίτητος γιατί κανένας δεν μπορεί να προβλέψει πότε αυτό θα χρειαστεί να τεθεί σε εφαρμογή. Οι δοκιμές μπορούν να περιλαμβάνουν προσομοιώσεις, άσκηση ρόλων, προσωρινές αποσπάσεις κ.λπ. με στόχο να εντοπιστούν τυχόν κενά.
• Ένστικτο και ευνοιοκρατία
Είναι μεγάλο λάθος οι διευθυντές να καταρτίζουν ένα ΠΔΣ με βάση το ένστικτό τους και τις προσωπικές τους προτιμήσεις και σχέσεις. Η ελλιπής ανάλυση των δεδομένων και η ευνοιοκρατία είναι καταστροφικές για το πρόγραμμα. Όπως έχει ήδη αναφερθεί, χρειάζονται διαφάνεια και αξιοκρατία.
• Καθυστέρηση
Το αγγλικό ρητό «να διασταυρώσεις τη γέφυρα όταν τη συναντήσεις» δεν ισχύει στην περίπτωση των ΠΔΣ. Υπάρχουν οργανισμοί που περιμένουν να επιλέξουν τον αντικαταστάτη ενός στελέχους όταν αυτό θα παραιτηθεί, αφυπηρετήσει κ.λπ. Μόνο τότε αποφασίζουν να ασχοληθούν με το θέμα της διαδοχής του. Όμως τότε θα είναι αργά, αφού χρειάζεται χρόνος μέχρι να επιλεγεί και να ετοιμαστεί ο αντικαταστάτης.
• Πολυπολιτισμικότητα και συμπερίληψη
Αν στην ετοιμασία του ΠΔΣ δεν ληφθούν υπόψη η πολυπολιτισμικότητα και η συμπερίληψη, ο οργανισμός θα διαιωνίσει μεν την ομοιογένειά του, θα χάσει όμως την καινοτόμο σκέψη που οι δύο πρώτες προσφέρουν. Αντίθετα, οι οργανισμοί που τις ενσωματώνουν υπερτερούν των παραδοσιακών οργανισμών όσον αφορά την επικερδότητα, την καινοτομία και την αφοσίωση των υπαλλήλων.
• Εξωτερικοί παράγοντες
Οι οργανισμοί θα βρεθούν προ εκπλήξεων αν στον σχεδιασμό του ΠΔΣ δεν λάβουν υπόψη τις τάσεις της αγοράς, τις τεχνολογικές αλλαγές, τις γεωπολιτικές ανακατατάξεις κ.λπ. Κι αυτό γιατί τα στελέχη που επιλέγηκαν για να συμμετάσχουν στο πρόγραμμα πιθανόν να μην προετοιμαστούν κατάλληλα για να αντιμετωπίσουν τις πιο πάνω προκλήσεις. Το οικονομικό, πολιτικό και τεχνολογικό περιβάλλον είναι ρευστά, και τα μελλοντικά στελέχη πρέπει να είναι έτοιμα να αντιμετωπίσουν οποιαδήποτε αβεβαιότητα και αλλαγή.
Επίλογος
Τα ΠΔΣ είναι τέχνη και επιστήμη. Για να ετοιμαστούν χρειάζονται πρόβλεψη, πειθαρχία και δέσμευση όσον αφορά την προετοιμασία των ταλέντων που θα επιλεγούν. Οι συνεχείς αλλαγές που παρατηρούνται τα τελευταία χρόνια προκαλούν έλλειψη εξειδικευμένων στελεχών και αύξηση του ανταγωνισμού, σε σημείο που οποιοδήποτε λάθος στα ΠΔΣ πιθανόν να προκαλέσει ανυπέρβλητα προβλήματα. Είναι για αυτό που κατά τον σχεδιασμό του ΠΔΣ χρειάζονται εμπεριστατωμένη στρατηγική και σωστή πρόβλεψη, ούτως ώστε τα μελλοντικά στελέχη να είναι έτοιμα να αντιμετωπίζουν οποιαδήποτε αντιξοότητα.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού