Σύνθεση αποφασίζοντος οργάνου

Με αφορμή την πρόσφατη συζήτηση περί «κακής σύνθεσης» αποφασίζοντος οργάνου, λόγω μη συμμετοχής προσώπων που δεν είναι μέλη αλλά «δύνανται να συμμετέχουν χωρίς δικαίωμα ψήφου» (απόφαση Βαρωσιώτου), διατυπώνεται, προς σκοπούς συγκριτικής εξέτασης, το ζήτημα υπό το πρίσμα του εταιρικού δικαίου, μολονότι είναι σαφές ότι αποτελούν διαφορετικά νομοθετικά πλαίσια, με διακριτό σκοπό και λειτουργία.
Η ορθή σύγκληση συνεδρίας διοικητικού συμβουλίου αποτελεί προϋπόθεση για τη νομιμότητα των αποφάσεων μιας εταιρείας και συνδέεται άμεσα με τις αρχές της εταιρικής διακυβέρνησης. Στο Κυπριακό εταιρικό δίκαιο, το ζήτημα ρυθμίζεται πρωτίστως από τον Περί Εταιρειών Νόμο, Κεφ. 113 και τους πρότυπους Κανονισμούς του Πίνακα Α. Οι πρότυποι αυτοί Κανονισμοί καθορίζουν τον τρόπο και τη διαδικασία σύγκλησης των συνεδριάσεων, την απαιτούμενη απαρτία, τη διεξαγωγή των εργασιών, τη διαδικασία ψηφοφορίας και τη λήψη αποφάσεων. Ωστόσο, μία εταιρεία, ως δύναται, πολλές φορές αποκλίνει από τους πρότυπους Κανονισμούς μέσω ειδικών διατάξεων στο Καταστατικό, οι οποίοι ισχύουν νοουμένου ότι δεν παραβιάζουν διατάξεις ισχύουσας νομοθεσίας.
Κεντρική αρχή αναγνωρισμένη από το 19ο αιώνα (Re Homer District Consolidated Gold Mines (1888) 39 Ch D 546) είναι ότι κάθε σύμβουλος δικαιούται να λαμβάνει κατάλληλη ειδοποίηση για τη σύγκληση συνεδρίας. Η μορφή της ειδοποίησης μπορεί να είναι προφορική, εκτός εάν ρητά απαιτείται από το Καταστατικό να είναι γραπτή.
Η διάκριση μεταξύ νόμιμης σύγκλησης και απαρτίας είναι θεμελιώδης στο εταιρικό δίκαιο και δεν πρέπει να συγχέεται. Η απαρτία αφορά τον ελάχιστο αριθμό προσώπων που πρέπει να είναι παρόντα ώστε ένα όργανο να έχει δικαιοδοσία να προχωρήσει στη λήψη αποφάσεων. Όπως καθιερώθηκε από τη νομολογία (Re Romford Canal Co (1883) 24 Ch D 85), χωρίς απαρτία, το όργανο δεν μπορεί καν να αρχίσει τις εργασίες του. Αντίθετα, η νόμιμη αποστολή ειδοποίησης αφορά το διαδικαστικό δικαίωμα συμμετοχής κάθε μέλους. Η ύπαρξη απαρτίας δεν θεραπεύει την έλλειψη νόμιμης ειδοποίησης. Ήδη από την απόφαση Sharp v Dawes (1876) 2 QBD 26 διακρίθηκε ότι η έννοια του “meeting” προϋποθέτει κανονική συγκρότηση και όχι απλώς αριθμητική παρουσία. Αντίστοιχα, στην Re Homer District Consolidated Gold Mines (1888) 39 Ch D 546 κρίθηκε ότι η μη ειδοποίηση συμβούλου καθιστά τη συνεδρία αντικανονική, ακόμη και εάν υφίσταται επαρκής αριθμός παρόντων.
Ο μη ειδοποιηθείς σύμβουλος είναι ο κατεξοχήν δικαιούχος προσβολής, διότι παραβιάστηκε το προσωπικό του δικαίωμα συμμετοχής. Σύμβουλος που ισχυρίζεται ότι δεν έλαβε ειδοποίηση δύναται να ζητήσει την επανάληψη της συνεδρίας σε μεταγενέστερο χρόνο (Browne v La Trinidad (1887) 37 ChD1), ενώ είναι επίσης δυνατή η μεταγενέστερη επικύρωση απόφασης εφόσον οι σύμβουλοι συναντηθούν και συμφωνήσουν με αυτήν. Επίσης, η ίδια η εταιρεία, ως και μέτοχος δύνανται να αμφισβητήσουν την εγκυρότητα της απόφασης, υπό προϋποθέσεις. Αντιθέτως, οι τρίτοι δεν μπορούν συνήθως να επικαλεστούν εσωτερικές παρατυπίες για να ακυρώσουν εταιρικές πράξεις, ενώ εάν κανένα πρόσωπο με έννομο συμφέρον δεν προσβάλει την απόφαση, αυτή παραμένει στην πράξη έγκυρη.
Εξετάζοντας στη συνέχεια περίπτωση κατά την οποία σε συνεδρίες διοικητικού συμβουλίου έχουν δικαίωμα συμμετοχής μη μέλη του διοικητικού συμβουλίου, τα οποία δεν έχουν δικαίωμα ψήφου, και στην περίπτωση αυτή, οι αποφάσεις λαμβάνονται από τα μέλη του οργάνου που διαθέτουν εξουσία ψήφου και όχι από παρευρισκόμενους τρίτους. Η παρουσία τρίτων προσώπων χωρίς δικαίωμα ψήφου, π.χ. παρατηρητές δεν αναμένεται να επηρεάζει κατ’ αρχήν τη νόμιμη σύνθεση του διοικητικού συμβουλίου, εκτός εάν το Καταστατικό προνοεί διαφορετικά. Η τήρηση των προϋποθέσεων του Καταστατικού είναι κρίσιμη όταν αυτές αποτελούν ουσιώδες στοιχείο της διαδικασίας. Εκτός από το Καταστατικό, σημασία έχει ο σκοπός παρουσίας τρίτων προσώπων χωρίς δικαίωμα ψήφου σε διοικητικό συμβούλιο, η ακολουθητέα πρακτική ως και προγενέστερες αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου επί του θέματος. Εάν για παράδειγμα η παρουσία παρατηρητών προβλέπεται για συγκεκριμένο λειτουργικό σκοπό, όπως η παροχή τεχνικής πληροφόρησης, τότε το ουσιώδες ερώτημα είναι εάν ο σκοπός αυτός επιτεύχθηκε και όχι εάν παρευρέθηκαν τυπικά. Λόγος μη αποστολής ειδοποίησης σε τρίτους δυνατόν, θεμιτά, να αποτελέσει η προηγούμενη έστω σιωπηρώς αποδεχθείσα πρακτική σε άλλες παρόμοιες περιπτώσεις, ενώ διαφορετική αξιολόγηση θα μπορούσε να υπάρξει μόνο σε περίπτωση σκόπιμης ή ουσιώδους παραβίασης της διαδικασίας. Τα πρακτικά αποτελούν πρωτογενές αποδεικτικό μέσο του τι διαμείφθηκε σε συνεδρία (άρθρο 139 Κεφ. 113) και αναμένεται να αποτυπώνουν τους λόγους μη αποστολής ειδοποιήσεων σε πρόσωπα με δικαίωμα συμμετοχής και εάν ο σκοπός επετεύχθη.
Στις γενικές συνελεύσεις μετόχων, δικαιούχοι λήψης ειδοποίησης είναι και οι ελεγκτές της εταιρείας (Κανονισμός 67 Μέρος Ι Πίνακας Α), παρότι δεν διαθέτουν δικαίωμα ψήφου. Ο Πίνακας Α του Κεφ. 113 περιλαμβάνει ρητή πρόνοια (Κανονισμός 51 Μέρος Ι) σύμφωνα με την οποία η «τυχαία» παράλειψη επίδοσης ειδοποίησης ή η μη παραλαβή ειδοποίησης από «οποιοδήποτε» πρόσωπο που δικαιούται να λάβει ειδοποίηση δεν ακυρώνει τη διαδικασία της συνέλευσης. Εφόσον η μη ειδοποίηση είναι πράγματι τυχαία ή οφείλεται σε μη παραλαβή, δεν επηρεάζεται η εγκυρότητα των αποφάσεων.
Παρά τις σαφείς δογματικές διαφοροποιήσεις μεταξύ διοικητικού και εταιρικού δικαίου, μπορεί να συναχθεί ότι η απαίτηση νόμιμης ειδοποίησης και η ύπαρξη απαρτίας αποτελούν δύο αυτοτελείς αλλά σωρευτικές προϋποθέσεις εγκυρότητας, οι οποίες πηγάζουν από τις ίδιες αρχές: ότι η συλλογική βούληση είναι θεσμικά έγκυρη μόνον όταν όλα τα δικαιούμενα μέλη έχουν πραγματική δυνατότητα συμμετοχής και όταν η απόφαση λαμβάνεται από νομίμως και επαρκώς συγκροτημένο σώμα. Η ειδοποίηση διασφαλίζει τη συμμετοχική νομιμοποίηση της διαδικασίας, ενώ η απαρτία εγγυάται τη συλλογική της αντιπροσωπευτικότητα. Καθίσταται φανερό ότι η σαφής, λεπτομερής και λειτουργικά συνεπής ρύθμιση της διαδικασίας σύγκλησης, αποστολής ειδοποίησης, συμμετοχής και λήψης αποφάσεων βοηθά στην πρόληψη, τον περιορισμό ερμηνευτικών αμφισβητήσεων και στη διαφάνεια, προς ενίσχυση της σταθερότητας των αποφάσεων και της λειτουργίας του οργάνου στο σύνολό της. Με τον τρόπο αυτό, δεν αφήνεται μετέωρη η θεμιτή προσδοκία για τη διαδικαστική συνέπεια και αξιοπιστία του αποφασίζοντος οργάνου.
*Δικηγόρος